Della produttività personale

Il mio stack personale di strumenti di produttività è notevolmente migliorato nell’ultimo anno…

Migliorato in quantità e qualità, sotto l’aspetto dell’ausilio alla quotidianità personale come di quella lavorativa.

Alcuni di questi strumenti hanno vissuto fasi demo a livello personale e poi sono entrati nell’utilizzo lavorativo, altri son stati sostituiti da strumenti conosciuti nell’ambito lavorativo stesso.

Il fattore scatenante di questo miglioramento è stato certamente un dispositivo Android stabile e performante come il Nexus 5,
che ha permesso l’utilizzo di tali app su più piattaforme diverse senza mai “perdere il pallino”… che io sia su pc, macbook, smartphone ho sempre sotto controllo la situazione;

gli strumenti chiave per me sono:

1. Asana
2. Toggl
3. Evernote
4. Sunrise Calendar
5. Slack

Ognuno ha la sua funzione specifica e insostitubile:
1) Asana: task manager facile da usare, non è un issue tracker, non serve a collezionare dettagli tecnici, ma solo a mettere in fila le cose da fare, con un semplice paradigma cosa/chi/per-quando.

2) Toggl: registrare il tempo; si può legare a Asana, mediante estensione di Chrome o Zapier, per esempio, e diventa memoria storica e contabile del nostro operato.

3) Evernote: il blocco degli appunti che passa dalla carta al multipiattaforma totale, con scrittura a mano, disegno, sincronizzazione offline e altre caratteristiche imprescindibili. Ho provato dei suoi cloni opensource ma con rammarico ammetto che… come lui non c’è nessuno.

4) Sunrise Calendar: un aggregatore di calendari con GUI veramente ben fatta, comoda da usare.

5) Slack: una moderna versione di IRC di una volta, più markettara, ugualmente scriptabile, forse anche un po’ abusata, ma sicuramente un must-have per una piccola azienda. Se vuoi un’azienda sempre raggiungibile e connessa tra persone che lavorano in posti diversi, Slack è un buon punto di partenza.

A titolo personale poi aggiungerei: AnyDo, che uso come reminder personale, tipo “ricordati di pagare il bollo” e non per lavoro, è il supplemento di memoria a breve termine per le scadenze di carattere generale.

Cosa hanno tutti questi strumenti in comune?
Il fatto di essere “agili” ^{(termine abusato che un po’ mi fa nausea, ammetto)}, data la facilità di utilizzo delle interfacce utente e, soprattutto, la verticalità funzionale: fanno una sola cosa e la fanno bene. 

Alcuni colleghi, probabilmente come retaggio di vecchie abitudini, preferiscono ancora la filosofia dello strumento unico, perché “no! poi son troppe cose da usare e da imparare” eppure con l’andar del tempo ti accorgi che è una filosofia fallimentare per n motivi:

1. se devo solo prendere una nota o registrare un’attività semplice, in issue tracker deve essere addomesticato in termini di workflow e di oggetti di business per lavorare in un modo “castrato” che non gli è proprio, e tale adattamento ha un costo(!) che, a ogni esigenza diversa emergente, costituisce un monte ore paradossalmente più costoso dell’apprendimento dei 5 strumenti sopracitati;
2. lo “strumento unico” è molto probabile che da dispositivi mobili – pur con tutta la buona volontà di sviluppatori che sulle API gli abbiano costruito intorno delle app fruibili, come nel caso di redmine – sia un vero strazio da usare, anche perché un issue tracker non nasce per registrare in modo veloce bensì tutto il contrario, è uno strumento forense e/o di analisi che deve dare completezza di informazioni e della cronologia di interventi sul caso;
3. una volta – tipo 10+ anni fa – esisteva solo lo “strumento unico” e gli strumenti sopracitati non erano ancora esistenti o quantomeno ben fatti come quelli attuali, quindi direi: evolviamoci, per favore.

Le API dei vari servizi, e Zapier, costituiscono poi l’ecosistema di integrazione tra tutti gli strumenti e danno un senso organico ai dati raccolti, per non parlare di vari servizi esterni che disegnano grafici e dashboard personalizzate per dare “il colpo d’occhio immediato” sullo stato di avanzamento di un progetto.

Non ho volutamente menzionato le Google Apps perché sono uno standard de facto in merito a fogli di calcolo, scrittura di documenti e altre necessità di ufficio, ma non sono certamente uno strumento “agile“, piuttosto sono una versione moderna, stabile e cloud-based di un concetto di lavoro di ufficio ormai obsoleto.